Ist Ihre Tierarztpraxis fit für die Kassenrichtlinie 2012?
(12.09.2013) Seit 1.1.2013 ist diese Richtlinie des Bundesministeriums für Finanzen in Kraft und verlangt, dass Eintragungen in der PraxismanagementSoftware der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht vorgenommen werden sollen. Es darf somit nicht mehr möglich sein, Rechnungen und Zahlungen im Nachhinein zu löschen.
In der "Kassenrichtlinie 2012" wird die Ordnungsmäßigkeit von Kassensystemen geregelt. Durch diese einheitliche Regelung soll die Rechtssicherheit für Unternehmen und Kassenanbieter und -hersteller erhöht werden. Entspricht ein Kassensystem nicht dieser Richtlinie, dann kann es zu einer Schätzung durch das Finanzamt kommen!
Als Kassensysteme gelten nicht nur herkömmliche Registrierkassen, sondern auch PraxismanagementSoftware, sofern das Inkasso darüber abgewickelt wird. Somit ist diese Richtlinie unmittelbar relevant für einen Großteil der Tierärzte! In jüngster Zeit kam es bereits zu Beanstandungen einiger Systeme im Zuge von Steuerprüfungen.
Grundsätze bei der Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen
Unter anderen sind folgende Grundsätze bei der maschinellen oder datenträgergestützten Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen auch für die Nutzung von Registrierkassen oder PC-Kassensystemen von Bedeutung:
- Die Eintragungen sollen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht vorgenommen werden.
- Das elektronische Radierverbot legt fest, dass Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden dürfen, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist.
- Die Überprüfungsmöglichkeit muss gegeben sein. D.h. die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle, sowie deren Nachweis, soll durch entsprechende Einrichtungen gesichert sein.
Dokumentation des Herstellers des Kassensystems
Der Benutzer von Kassensystemen muss bei einer Kontrolle in der Lage sein, folgende Dokumentation des Herstellers des Kassensystems umgehend bereitzustellen:
- Dokumentation/Beschreibung des Kassentyps - zu welchem Kassentyp die Kasse gehört
- Verfahrensdokumentation und Beschreibung, durch welche technischen und logischen Gegebenheiten die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe sichergestellt wird
- Nachweis der Vollständigkeit der Daten und wie dieser geführt werden kann (Manipulationsschutz, durchgehende Nummerierung, Protokollierung der Erfassung und Änderung von Daten)
Was passiert bei Nichtbeachtung der Ordnungsmäßigkeitskriterien?
Nicht ordnungsgemäße Systeme zur Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle können einen formellen Mangel darstellen. D.h. wenn Bücher und Aufzeichnungen und auch Kassensysteme den Formvorschriften des § 131 BAO nicht entsprechen, besteht die Vermutung, dass sie nicht ordnungsmäßig geführt wurden.
Es werden dann jene Werte als Besteuerungsgrundlage genommen, die nach dem höchsten Grad der Wahrscheinlichkeit der Richtigkeit entsprechen. Doch die Schätzung der Abgabenbehörde fällt meistens ungünstig für den Tierarzt aus!
Schützen Sie sich daher rechtzeitig vor diesen Folgen. Fordern Sie von Ihrem Softwarelieferanten eine entsprechende Bestätigung oder überlegen Sie den Umstieg auf eine moderne Software (z.B. www.net4vet.com), welche die Kassenrichtlinie erfüllt.
Link: der komplette Wortlaut der Richtlinie